Vorlage - MV-0046/16  

Sachverhalt:

Gegenstand der Prüfung waren die aktuellen Verfahrensabläufe der Finanzbuchhaltung bis zur Zahlungsabwicklung und des Mahn- und Vollstreckungswesens mit dem Ziel, die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems zu untersuchen. Die Kontrolle beinhaltete:

• eine Systemprüfung,
• die stichprobenartige Analyse von Einzelfällen,
• eine unangekündigte Kassenprüfung und
• die Kontrolle des Verwahrgelasses.

Das Ergebnis der Prüfung stellt sich zusammenfassend wie folgt dar:

• im Verwaltungsverfahren der Finanzbuchhaltung und Zahlungsabwicklung bestand ein grundsätzlich wirksames internes Kontrollsystem;

• um das Prinzip der Transparenz besser umzusetzen, sollten Ablaufbeschreibungen für immer wiederkehrende Arbeitsprozesse aufgestellt und in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden;

• das Organigramm der Kreiskasse sollte als Aufgabengliederungsplan auch die Realisierung der Funktionstrennung erkennen lassen;

• im Verwaltungsverfahren des Mahn- und Vollstreckungswesens bestand ein wirksames internes Kontrollsystem;
• die Regelung der DA 301 des Landkreises Havelland, dass öffentlich-rechtliche Forderungen, die nicht fristgerecht beglichen werden, mit schriftlichem Mahnbescheid anzumahnen sind, widerspricht § 19 Abs. 2 VwVGBbg; die DA 301 ist umgehend entsprechend dem höherrangigen Recht zu korrigieren, so wie die Kämmerei in der Praxis auch bereits verfährt.

• die unangekündigte Kontrolle der Barhauptkasse in der Kreiskasse ergab keine Beanstandungen

• alle im Verwahrgelass deponierten Wertgegenstände und Schuldurkunden waren durch Aufzeichnungen in den zutreffenden Nachweisbüchern registriert; die Nachweisbücher waren korrekt geführt, übersichtlich und aktuell;

• entgegen den Festlegungen der DA 309 befanden sich die Versicherungsscheine des Landkreises Havelland nicht im Verwahrgelass, sondern in den Fachämtern; die Einlieferung dieser Dokumente ist umgehend zu bewirken.

Finanzielle Auswirkungen:

Anlagen: Prüfbericht Nr. 06/2015 - Prüfung der Kreiskasse und des Mahn- und

      Vollstreckungswesens (Amt 20)

Rathenow, 2016-10-

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                     Landrat                                                 Beigeordneter/Dezernent                                                Amtsleiter

Der Beschluss ist

Die Anlage/n, soweit vorhanden, ist/sind